LEY 594 DEL 2000
POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN,
DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.
Artículo -1.
Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivista del Estado.
Artículo 2. Ámbito de aplicación. La presente Ley comprende a la Administración
Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones
públicas y los demás organismos regulados por la presente Ley.
Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes
conceptos, así:
Archivo:
Archivo privado de interés publico:
Documento de archivo:
Función archivista:
Gestión documental:
Patrimonio documental:
Soporte documental:
Tabla de retención documental:
Documento original
Documento original:
Artículo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la
función archivística son los siguientes:
Fines de los archivos
Importancia de los archivos.
Institucionalidad e instrumentalidad
Responsabilidad.
Dirección y coordinación de la función archivística
Administración y acceso
Racionalidad
Modernización
Función de los archivos.
Manejo y aprovechamiento de los archivos.
Interpretación.
TITULO II
SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVOS ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
Artículo
5. El Sistema Nacional de Archivos:
Es un conjunto que homogeniza y protege la información
de los documentos
Integran
el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos
de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización
administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrán hacer
parte del Sistema Nacional de Archivos.
El
sistema nacional de archivo busca homogenizara la función archivística, cooperando e integrando a los archivos.
Artículo 6. Llevara a
cabo procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de
asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación.
TITULO III
CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
PÚBLICOS
Artículo
7. Desde el punto de vista de su
jurisdicción y competencia se clasifican en:
Archivo
General de la Nación.
Archivo
General del Departamento.
Archivo
General del Municipio.
Archivo General del Distrito.
Artículo
8. Archivos Territoriales. Los
archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
Archivos de
Entidades del Orden Nacional.
Archivos de
Entidades del Orden Departamental.
Archivos de
Entidades del Orden Distrital.
Archivos de
Entidades del Orden Metropolitano.
Archivos de
Entidades del Orden Municipal.
Archivos de
Entidades de Orden Local.
Archivos de
las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.
Archivos de los territorios
indígenas.
Artículo
9. Los Archivos según la
organización del Estado.
Archivos de
la Rama Ejecutiva
Archivos de
la Rama Legislativa
Archivos de
la Rama Judicial
Archivos de
los Organismos de Control
Archivos de los Organismos
Autónomos
Artículo 10. Articulo que
depende del 8 y 9, Obligatoriedad de la creación de archivos.
TITULO IV
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Artículo
11. Obligatoriedad de la conformación de los
archivos públicos.
Artículo
12. Responsabilidad. La Administración Pública será responsable de
la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.
Artículo
13. Instalaciones para los Archivos. La administración
deberá garantizar los espacios para el correcto funcionamiento de los archivos.
Artículo
14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los
archivos públicos.
Artículo
15. Responsabilidad especial y obligaciones de
los servidores públicos.
Artículo
16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo
cargo estén los archivos de las Entidades Públicas.
Artículo
17. Responsabilidad General de los funcionarios
de archivo.
Artículo
18. Capacitación para los funcionarios de
Archivo.
Artículo
19. Soporte Documental.
Artículo
20. Supresión, fusión o privatización de
entidades públicas.
TITULO V
GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
Artículo
21. Programas de Gestión Documental.
Artículo
22. Procesos Archivísticos.
Artículo 23.
Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los
archivos se clasifican en:
Archivo
de gestión.
Archivo
central.
Archivo
histórico.
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención.
Artículo 25. De los documentos contables, notariales y
otros.
Artículo 26. Inventario Documental.
TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS
DOCUMENTOS
Artículo
27. Acceso y consulta de los documentos.
Artículo
28. Modificación de la Ley 57 de 1985.
Artículo
29. Restricciones por razones de conservación.
TITULO VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
Artículo
30. Documentos Administrativos.
Artículo
31. Documentos Históricos.
TITULO VIII
CONTROL Y
VIGILANCIA
Artículo
32. Visitas de Inspección.
Artículo
33. Órgano Competente.
Artículo
34. Normalización.
Artículo
35. Prevención y sanción.
TITULO IX
ARCHIVOS PRIVADOS
Artículo
36. Archivo Privado.
Artículo
37. Asistencia a los archivos privados.
Artículo
38. Registro de Archivos.
Artículo
39. Declaración de interés cultural de documentos privados.
Artículo
40. Régimen de estímulos.
Artículo
41. Prohibiciones.
Artículo
42. Obligatoriedad de la cláusula contractual.
Artículo
43. Protocolos Notariales.
TITULO X
DONACIÓN,
ADQUISICIÓN Y EXPROPIACIÓN
Artículo 44.
Donaciones.
Artículo 45.
Adquisición y/o expropiación.
TITULO XI
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 46.
Conservación de documentos.
Artículo 47. Calidad de
los soportes.
Artículo 48.
Conservación de documentos en nuevos soportes.
Artículo 49.
Reproducción de documentos.
TITULO XII
ESTÍMULOS A
LA SALVAGUARDA, DIFUSIÓN O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN
Artículo 50. Estímulos.
TITULO XIII
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 51. Apoyo de
los organismos de control.
Artículo 52. Vigencias
y Derogatorias.
TECNÓLOGO EN
GESTIÓN DOCUMENTAL
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INTEGRANTES
Ana Brillyth Beltrán
Yeidy Johana Espejo
Andrea Jaramillo Zapata
Paola Beltrán Herrera
Maryury Montoya Melchor
Paola León Mejía
Paola Riascos
Lina Marlovi Lerma
Jina Paola Villa
Ángela Díaz
Imelda Pérez Bohórquez
Emilia Bareño
